「上司に相談する際の日程は自分から指定するか、上司からの連絡を待つか」

日程の候補をこちらから提示する

結論からいうと、日程の候補をこちらから提示した方がよいです。
日程の候補を提示しないと、以下のような無駄なやり取りが生じるからです。

自分『ご都合のよい日時を教えてください。』
↓
上司『17日の15時なら空いているよ。』
↓
自分『すみません。15時から会議が入っていました。』
↓
上司『じゃあ20日はどう？』
↓
自分『20日は出張でした。23日はいかがですか？』

これではスマートなアポの取り方とは言えません。

日程の候補を挙げないリスク

日程調整の連絡をせずに上司からのアクションを待っているだけでは、以下ようなリスクが生じる可能性があります。

• 相談を承諾したこと自体を忘れてしまう
• 待っている間にもどんどん別件の予定が入ってしまう
• 『例の件はいつ頃になるんだろう』と決まらない予定で相手の気を揉ませる

相談文にもあるように『忙しいからすぐには無理』という多忙な方は、約束したことを覚えていない可能性があります。
また日程調整メールを委ねることは、多忙な上司の手を煩わせることであると考えます。
このようなことが原因で、相談の機会が先延ばしにならないよう注意が必要です。

日程は具体的に4パターン提示しよう

日程の調整をする際は、まず具体的な日時を4パターンくらい提示するとアポが取りやすいです。
私の経験上、多忙な方だと2～3つの日時提示では予定が埋まっていることが多く、選択肢が少なかったかなと思うことがありました。

日程調整メール作成時のポイント

以下のポイントを抑えて、簡潔で分かりやすいメールを作成しましょう。

◆日時の候補は明確に
⇒ こちらから4パターンくらいの日時を提示します。
自分の希望だけでなく、上司の大事な会議の前は避けるなど相手のスケジュールや希望日も考慮して調整しましょう。

◆所要時間を伝える
⇒ 今回の場合、相談時間はどのくらいになるのか事前に伝えておくことで相手もスケジュール調整がしやすくなります。

◆相談内容・要件は簡潔に
⇒ 相談内容や要件を事前に知っておいてもらいたいという理由で、日程調整メールに長文を書く方がいます。日程調整メールは日時を決定することが目的ですので、要件は簡潔にまとめます。
事前に目を通してもらいたいものに関しては、資料にまとめメールに添付する、クラウドで共有するなどの方法に切り替えましょう。

◆相談場所の連絡も忘れずに
⇒ 日時が決定したら、日程調整のお礼メールにどこで行うのかもしっかり明示しましょう。
『10月16日(月) 11時～　会議室Ａを予約済です。』
『10月16日(月) 11時～　●●カフェ新宿店(お店のリンクを貼る)でお待ちしております。』など。

日程調整・アポメールの一例

急ぎの要件の場合やメールのレスが遅くスケジュールを抑えることが困難な上司の場合には、返信期限を添えるとよいでしょう。
『日程調整の都合上、13日(金) 17時までにご連絡いただけますと幸いです。』など。